A poderosa ferramenta de trabalho em equipe e transações da SEDNA

Bill Dobie, fundador e CEO da SEDNA

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No envio, a equipe com a melhor documentação sempre vence. Hoje, para muitas partes interessadas, isso significa cada vez mais empregar a plataforma de software de e-mail da SEDNA para inúmeros projetos.

Bill Dobie é fundador e CEO da SEDNA com mais de 20 anos de experiência em reunir tecnologia e pessoas, criando oportunidades de inovação e crescimento. Seu mais novo produto, projetado especificamente para as indústrias navais, é uma plataforma de gerenciamento de transações e comunicação baseada em nuvem, projetada especificamente para o setor de transporte marítimo para ajudar a reduzir os custos operacionais e melhorar a eficiência da equipe.

Isso é importante porque, entre outras coisas, a SEDNA traz a responsabilidade da organização para projetos baseados em transações. Antes e durante e em qualquer projeto, as melhorias que o SEDNA traz para a eficiência de qualquer equipe podem ser a diferença entre sucesso e fracasso. Posteriormente, o notável armazenamento e organização de todos os dados relacionados ao projeto podem ser igualmente importantes. Isso porque, no envio, a parte em uma disputa ou discussão de contrato pode estar certa, mas apenas o lado com a melhor documentação vencerá.

A IBM e a Maersk recentemente citaram o fato de que “o custo da documentação comercial necessária para processar e administrar muitos desses bens é estimado em um quinto dos custos reais de transporte físico.” Dado o contexto - que mais de US $ 4 trilhões em as mercadorias são enviadas a cada ano e mais de 80% dos bens que os consumidores usam diariamente são transportados pela indústria marítima - as economias potenciais estão quase além da compreensão.

Para o caso mais surpreendente de uma alternativa à dependência atual de e-mail, basta olhar para uma transação de variedade de jardins, que gera até 1.000 e-mails. De fato, para o alto valor, ativos humanos geradores de renda dessas organizações - como comerciantes, corretores, agentes de navios e armadores - trocando milhões de e-mails internos e externos todos os dias, usando sistemas de software antiquados não são mais adequados à finalidade. E é aí que entra a SEDNA.

• Fundações

Bill Dobie é um empreendedor com uma longa história na indústria naval. Em 2000, ele co-fundou a Navarik, pioneira na entrega de software como um serviço para grandes organizações industriais. Então, em 2010, ele iniciou a Stage 3 Systems, que administra os principais serviços de software para armadores, afretadores e agentes em todo o mundo. Eventualmente, esse tipo de inovação também produziu a SEDNA, que hoje opera como um negócio completamente independente.
A SEDNA, diz Dobie, foi realmente gerada pelas necessidades de seus atuais clientes do Estágio 3. Ele explica: “Em todos os lugares em que fomos, continuamos a ver nossos sistemas sendo implantados ou outros sistemas de software sendo implementados, mas também vimos a maior parte do comércio acontecendo por e-mail”. e colaboração e e-mail é uma das principais maneiras pelas quais a indústria trabalha nesse processo. Mas Dobie percebeu que o processo estava longe de ser perfeito. “O que vimos repetidas vezes é que todos estavam olhando para novas iniciativas, mas ninguém realmente olhou para o próprio e-mail como um ponto de partida para poder funcionar melhor”.
O SEDNA pode ser descrito como uma plataforma de software de email transacional. Na realidade, é muito mais. “Ajudamos as pessoas a construir navios. Nós os ajudamos a monitorar o desempenho dos navios; antes e enquanto estão sendo construídos ”, diz Dobie. Na construção naval, diz ele, as mudanças de pedidos custam dinheiro. Continuando, ele acrescenta: “O que vimos com um de nossos clientes - Seaspan - durante um projeto, foram cerca de 30.000 e-mails indo e vindo apenas para descobrir e acompanhar esse tipo de coisa. E, enquanto continuamos a construir e implantar software para empresas de navegação, percebemos que todas as "boas coisas" estavam realmente contidas em um e-mail. "

• SEDNA em ação

Separadamente, outra empresa - um agente marítimo da costa oeste - disse à SEDNA: "Temos o Outlook, e não temos permissão para arquivar o e-mail depois de 6 meses". Qualquer pessoa que tenha sobrecarregado seu servidor local com muito O correio do Outlook pode simpatizar. Dobie e a equipe da SEDNA se dispuseram a produzir algo melhor. Em vez de criar um complemento para o Outlook ou outros programas, a equipe decidiu criar um melhor cliente de hospedagem.
SEDNA é uma plataforma de mensagens, e é por e-mail compartilhado, construído muito para o negócio de transporte. Envio usa e-mail compartilhado e isso geralmente envolve uma lista de distribuição. Na essência, o SEDNA substitui esse aspecto do Outlook. Dobie explica ainda mais: "É onde entra o seu e-mail compartilhado, e então eu entro, vejo uma mensagem, vejo que você leu, vejo que outra pessoa leu, li, pode deixar uma nota sobre isso para você, posso pedir-lhe para fazer algo sobre isso e eu posso acompanhar. "

Baseado em nuvem e construído sobre a Amazon, o produto SEDNA é seguro e altamente disponível. Para as preocupações com transporte que lidam diariamente em questões de transação - construção naval, contratos de afretamento e outras ações similares - a SEDNA se torna uma opção lógica para e-mails compartilhados baseados em equipe. Portanto, para e-mail privado, um programa de e-mail padrão funciona bem para o que foi pretendido, ou seja, e-mail privado envolvendo assuntos de RH, comunicações pessoais etc. Mas para um e-mail de equipe em que o grupo precisa trabalhar algo em conjunto, que é principalmente como funciona o transporte, a SEDNA poderia ser a panacéia.

O SEDNA permite que outro sistema, através de uma interface, o programa em tempo real. Dessa forma, os e-mails relacionados a diferentes transações podem ser marcados automaticamente, eliminando o tempo que o usuário passou organizando ou procurando o e-mail em que eles precisam atuar. Dobie aponta para uma situação da vida real para explicar melhor. “Temos um grande agente de navios na Austrália - eles têm cerca de 60 agentes - todos esses agentes estavam arrastando e-mails em pastas, duas horas cada, diariamente. A SEDNA eliminou tudo isso, arquivando automaticamente os e-mails e apresentando-os aos agentes. ”

A nova versão v02 do SEDNA possui muita funcionalidade aprimorada. Com uma interface mais amigável e um banco de dados ainda melhor, a plataforma é muito mais intuitiva ao permitir que as pessoas saibam quais mensagens são importantes que exigem seu foco. Novos recursos também incluem a permissão de conversas privadas entre membros da equipe, enquanto permanecer dentro do SEDNA.

Se tempo é dinheiro, então, para um remetente, a demurrage pode ser uma moeda real. De fato, as empresas de comércio de médio porte geralmente montam departamentos de demurrage como centros de lucro. À medida que documentam meticulosamente cada segundo de cada viagem, seus parceiros transacionais podem perder as "barras de tempo" críticas porque não sabiam desses dados ou, mais provavelmente, não conseguiam chegar a tempo, porque foram arquivados ou excluídos incorretamente . Mas não se esse parceiro comercial estiver usando o SEDNA.

• Seaspan: Vendido em SEDNA

A Seaspan é proprietária independente, operadora e gerente de navios de contêineres. Em suma, a Seaspan oferece a muitas das principais linhas de transporte marítimo do mundo alternativas à propriedade de embarcações, oferecendo arrendamentos de longo prazo em navios de contêineres grandes e modernos, combinados com serviços de gerenciamento de navios líderes do setor. Uma operação global, a Seaspan emprega mais de 4000 pessoas em terra e no mar. Três anos atrás, eles se voltaram para a SEDNA como uma forma de organizar melhor certos aspectos de seus negócios transacionais. Desde então, eles não olharam para trás.

De acordo com Ian Robinson, diretor de Projetos e Tecnologia da Seaspan Ship Management Ltd., o software não foi originalmente lançado em um único flash. “Nós tivemos equipes em todo o mundo, então foi um caso de construção, equipe por equipe. E nós o criamos para subequipes, então começou com um plano central definido e, com o tempo, encontramos mais usos e funcionalidades para isso. Está bastante maduro agora em nossa organização, mas demorou cerca de dois anos para ser configurado com as equipes da maneira que queríamos. ”

Para Robinson e Seaspan, o SEDNA complementa sua plataforma de e-mail existente. "Vou qualificar isso", explica ele, acrescentando rapidamente: "Para mim, é um suplemento. Eu tenho o Outlook para lidar com o gerenciamento na empresa e mais pessoal, um-para-um material. Tarefas envolvendo coisas como RH ainda nos aproximamos da maneira antiga do Outlook. Mas, se você está falando de equipes, grupos ou tarefas baseadas em projetos, então é definitivamente SEDNA ”.

Ainda de acordo com Robinson, quando as equipes da Seaspan estão lidando com a mesma embarcação ou a construção da embarcação, uma das coisas que a SEDNA administra muito bem é a garantia de reclamações - onde você poderia, por exemplo - lidar com uma série de questões um contrato. “Com o Outlook, você faz com que as pessoas enviem para as pessoas que elas acham que estão envolvidas, ou podem não estar envolvidas, muito rapidamente, as informações estão disponíveis, mas se tornam fragmentadas. Quando você está lidando com um único projeto, é mais ideal quando a equipe inteira conhece o status. Nós não estamos lidando com cifrões; geralmente, estamos lidando com problemas reais em navios reais. A SEDNA permite que você saiba o que é importante - tempo e ação - em vez de ter que vasculhar uma montanha de e-mail, um por um. ”Ao mesmo tempo, a equipe sênior muitas vezes não precisa se envolver no dia a dia. minutia do dia; eles podem coletar essas informações e depois encontrar o que precisam, quando querem.

Para o aspecto da construção naval do dia-a-dia de Robinson, a SEDNA introduziu um nível de organização e documentação inestimável. “Às vezes, teremos equipes instaladas em um estaleiro por mais de um ano. Pode ser uma série de navios; navios irmãos. E muitas vezes, o problema que podemos ter em um navio provavelmente impactará os outros nove ”, explica ele, acrescentando:“ É sobre ter informações em comum e você percebe que não precisa reinventar a roda para iniciar a próxima embarcação que pode estar ficando a quilha colocada um mês à parte do outro. Se você tiver um endereço de e-mail de grupo, as informações disponíveis para um único navio também estarão disponíveis para todos os dez. ”

Benchmarking o que SEDNA salvou seu departamento horas extras é difícil, diz Robinson. Como exemplo, no entanto, Robinson aponta para vantagens transacionais específicas que o SEDNA pode trazer. “A SEDNA se lembra da questão que tivemos com o motor principal no primeiro navio de uma série, então quando o quinto navio vem, temos esse conhecimento para preveni-lo ou encurtar a dor, mesmo quando há rotatividade de pessoal acima de cinco anos. ano (seu e do estaleiro). Todas as notas são salvas e em um só lugar. A base de conhecimento está lá; você pode olhar para trás e descobrir por que tomou essa decisão. O estaleiro pode querer empurrar um custo extra em você, onde antes disso, era um custo padrão e procedimento. Ou talvez você já tenha pago por isso no início do projeto. Essa é uma economia de impacto direto do software. ”

A segurança também é importante para a Seaspan. Como qualquer grande empresa, a Seaspan tem contratados e funcionários em tempo integral envolvidos em todos os projetos. Com as operações padrão baseadas em e-mail, o potencial de vazamento de informações confidenciais é muito real. O SEDNA, por outro lado, é mantido com segurança, com acesso apenas ao pessoal autorizado da Seaspan. Empreiteiros têm acesso a informações, mas eles não podem sair com ela, enviá-la para outro lugar ou excluí-la.

A capacidade ilimitada de dados e as capacidades de arquivamento da SEDNA também são úteis. “Em um nível alto, trata-se de projetos individuais e, em seguida, detalhando, permite que você encontre o que precisa em um só lugar. As funções de pesquisa são muito boas e a função de marcação é bastante útil. E o armazenamento seguro pode lidar com alto volume. Você não precisa limpar ”, diz Robinson.

No final, Robinson descreve um nível de conforto com o produto e uma consciência do SEDNA pode fazer. “Estou acostumada a isso em vez de abertamente entusiasmada. Isso tira um elemento de aborrecimento. Em uma vida anterior, eu executei outros projetos usando outros programas de email e, nesses casos, você tinha que introduzir um nível de disciplina para salvar as informações. Quando um projeto vai mal ou se houver uma disputa, se você não encontrar esse e-mail ou documentação, você está com problemas. Assim, a SEDNA introduz uma rede de segurança com a qual não precisamos mais nos preocupar. ”E isso se traduz no velho ditado de“ quem tem a melhor documentação sempre ganha - não significa que você estava certo - significa apenas que você tinha seus patos na fila.

Em um nível básico, Robinson aponta para o aspecto mais valioso da SEDNA: “É em primeiro lugar e acima de tudo; orientado para o projeto. Primeiro tem que haver um grupo de pessoas querendo compartilhar essa correspondência. Tenho superintendentes itinerantes que treinam a bordo e fazem engenharia de falhas a bordo dos navios. Eles são uma equipe muito unida, mas eles têm que viajar e através da plataforma SEDNA, eles podem ver quem está saindo de um navio, quem está se juntando, etc. Então, também há benefícios de agendamento. ”Do aspecto transacional de qualquer acordo, ele diz: “Você pode ter três grupos diferentes de reclamações de garantia. E as reivindicações de garantia podem se estender além de um ano ”.

• Gerenciar as transações de hoje com as ferramentas do futuro

Os dados mostram claramente que o uso de novas ferramentas SAAS - como SEDNA - pode reduzir em 60 minutos o tempo acumulado do pessoal envolvido em uma única transação dentro de uma organização. Para uma empresa com uma equipe de negociação ou corretagem de 100 pessoas, o tempo economizado poderia equivaler a uma economia financeira anual de US $ 1,35 milhão.

Além do mais, estes não são cálculos teóricos. Carregadores, proprietários e corretores líderes, como a Glencore e a Seaspan - não coincidentemente, ambos os clientes da SEDNA - já estão usando essa tecnologia para impulsionar novos níveis de eficiência em suas operações. Para uma indústria que comercializa mais de US $ 4 trilhões em mercadorias a cada ano, essa é apenas a ponta do iceberg.

A SEDNA usa a palavra 'transação' para descrever uma viagem, um contrato ou projeto. Hoje, em algum lugar no exterior, em algum estaleiro distante, o construtor espera que você não consiga encontrar esse e-mail de 10 semanas atrás, onde eles disseram que "fariam isso, mas não aquilo", como diz respeito a um projeto de construção específico. Se você fizer isso, vai custar muito. Felizmente, você tem SEDNA. E a equipe com a melhor documentação sempre vence. Você sabia disso, certo?