Tecnologia de Supply Chain: Debunking Digital

De Lars Fischer • 29 março 2018

Enquanto a maioria das empresas de transporte diria que adotou o mundo digital, existem diferentes graus de digitalização. Algumas empresas operam sistemas totalmente abrangentes que abrangem todos os segmentos de seus negócios. Outros podem usar programas como o Microsoft Word para criar documentos ou o Excel para suas finanças. Ambas as empresas são digitalizadas, mas claramente não na mesma medida. Uma boa analogia seria comparar um telefone celular desatualizado que só pode fazer chamadas e enviar mensagens SMS com o mais recente smartphone com todas as capacidades.

Mas, mais do que isso, um smartphone tem a capacidade de tirar uma foto e compartilhá-la como mensagem ou mídia social; e capturar e armazenar detalhes de contato de um email recebido. O aparelho desatualizado é digital, mas o smartphone é digitalmente integrado - e isso é importante.

Como pessoas, nos tornamos seres digitais; Espera-se que navegue nossas vidas diárias em um mundo digitalizado e digitalmente integrado. No entanto, nem todas as companhias de navegação mantiveram o ritmo dos tempos. Muitos podem ser digitalizados de forma abrangente, mas em 2018, a digitalização sem integração é como investir na mais recente smart TV, mas sem o Wi-Fi em casa.

Na prática real

Todas as empresas terão um pacote contábil e a maioria operará sistemas para lidar com a administração de vários requisitos comerciais e operacionais. Mas é menos comum que esses sistemas se comuniquem uns com os outros.

Em uma companhia de navegação totalmente integrada, o sistema tarifário irá capturar todas as informações complexas relativas a clientes individuais, portos, terminais e cargas, o que pode ser uma matriz extremamente complicada de preços individuais, restrições, descontos e incentivos. Assim, quando um cliente solicita uma cotação, o sistema de cotação consulta automaticamente a tarifa relevante para criar uma cotação personalizada e precisa e mostrar o rendimento. Se a cotação se transformar em uma venda, o sistema criará novamente, automaticamente, a documentação exigida, os conhecimentos de embarque, os manifestos e muito mais. E uma vez que o navio tenha navegado, uma fatura será gerada automaticamente e essas informações serão postadas nas contas.

Durante este processo, se mudanças precisarem ser feitas, um sistema totalmente integrado criará automaticamente corretores de manifestos, faturas revisadas e outras atualizações. Em outras palavras, as informações fluem perfeitamente de uma atividade para outra sem a necessidade de inserir novamente os dados. A redigitação leva a erros, erros levam a atrasos e atrasos interrompem o fluxo de caixa e custam dinheiro.

Assim como os aplicativos em um smartphone, o sistema totalmente integrado faz todo o trabalho pesado sem a necessidade de intervenção humana. O resultado é uma maior transparência, supervisão e - principalmente - uma redução na duplicação e erro nos processos administrativos.

No contexto, até mesmo uma pequena transportadora marítima obterá receitas superiores a US $ 100 milhões por ano. Portanto, se 10% de todas as faturas de frete marítimo de saída estiverem erradas devido à falta de integração e à necessidade de redigitar dados, 10 milhões de dólares estarão em disputa. As faturas contestadas são muitas vezes arquivadas pelos departamentos de contabilidade e isso causa um buraco grande e difícil de gerenciar no fluxo de caixa.

Mudanças Desafiadoras

Como isso acontece? Muitas vezes é através de um processo de evolução natural. Muitas companhias de navegação querem ser independentes, elas começam a construir seus próprios aplicativos de software para lidar com um processo específico, como cotações ou gerenciamento de tarifas. À medida que a empresa cresce, eles acham difícil manter e atualizar seus sistemas e, assim, decidem comprar outros aplicativos para lidar com outros processos. Uma mistura de aplicativos sob medida e prontos para uso geralmente resulta em pouca ou nenhuma integração entre eles. E isso significa que uma quantidade enorme de dados é re-digitada.

Quando desafiadas, as divisões de TI muitas vezes se defendem com o grito usual de não ter recursos suficientes e de se esforçarem para manter os sistemas já on-line - em outras palavras, gostam ou não. Outra explicação, talvez mais razoável, é que nossos colegas de TI estão cada vez mais sendo confrontados com uma série de regulamentações externas que devem ser cumpridas se uma operadora quiser permanecer no negócio. Como resultado, alcançar a integração interna, sem surpresa, muitas vezes ocupa o segundo lugar.

As obrigações das transportadoras de se reportarem a contrapartes externas estão se tornando cada vez mais onerosas. Os operadores devem se reportar a portos, terminais, alfândegas, depósitos, clientes e outros locais.

Se isso não fosse suficientemente desafiador, os padrões estabelecidos para trocar essas informações podem ser complicados. Quase todas as portas requerem mensagens de intercâmbio de dados eletrônicos (EDI) contendo aproximadamente as mesmas informações, mas muitas vezes os parceiros de comunicação têm diferentes interpretações da estruturação das mensagens - até mesmo dentro da mesma porta. Isso significa que os sistemas internos de uma operadora precisarão incorporar dezenas, ou até centenas, de diferentes formatos de mensagens para atender aos requisitos regionais e locais.

Os impulsionadores da integração externa são claramente muito mais fortes do que aqueles para alcançar a integração interna. Algumas empresas imaginam que podem viver sem integração interna; mas a questão é, por quanto tempo? Se a integração interna de uma empresa for limitada, ela acabará enviando dados incorretos externamente, e esse não é um bom lugar para estar.

Sistemas modernos de tecnologia da informação e aplicativos de software, quando usados ​​de maneira inteligente, podem ajudar a gerar enormes benefícios. Mas é preciso ter cuidado para selecionar aplicativos adaptados às necessidades específicas da empresa. O software de remessa moderno é modular, ou seja, os operadores podem selecionar apenas os aplicativos necessários para automatizar determinados processos em seus negócios. Cada módulo se integra perfeitamente a outros para facilitar o fluxo de informações em toda a empresa. Os dados precisam ser inseridos apenas uma vez, reduzindo assim a duplicação, os erros e a confusão. Os dados são então compartilhados na empresa e com parceiros de negócios relevantes. Isso reduz significativamente a carga administrativa e introduz eficiências em toda a empresa.

A principal razão pela qual nem todas as companhias de navegação se aproveitam dessas soluções é devido à suposição não fundamentada de que a mudança para um novo sistema consome tempo, interrompe os negócios ou representa um risco.

Gerenciando TI Moderna

Vinte ou mais anos atrás, a digitalização era uma prerrogativa da grande companhia de navegação com bolsos grandes. Hoje, é um processo bastante simples comprar soluções especializadas, prontas para uso ou empacotadas, que atendam às individualidades de cada empresa. Esses pacotes são os meios para transformar empresas digitalizadas em empresas integradas digitalmente.

A beleza desses aplicativos é que eles são criados para facilitar a integração total entre cada um dos principais processos - conectando sistemas por meio de uma única entidade abrangente, totalmente conectada e conectada em rede. Assim, os dados fluem perfeitamente de tarifas para cotações, de vendas para reservas, de faturas para contabilidade e, finalmente, de revisão gerencial.

Além das vantagens óbvias de menos entrada de dados, erros reduzidos e a capacidade de fornecer atendimento ao cliente elevado, essas soluções empacotadas estão disponíveis por uma fração do preço da construção de um sistema sob medida. Em essência, eles nivelaram o campo de TI em todo o espectro das empresas de navegação.

Muitas companhias de navegação ainda não têm essas soluções e, em seu detrimento, estão perdendo para aquelas que o fazem. Mas, simplesmente adotando uma solução de software específica para a indústria naval, as empresas integradas internamente poderão garantir a integração externa com todos os parceiros e com a estação externa. Em 2018, a digitalização abrangente e a integração efetiva estão agora ao alcance de muitos, não dos poucos.

A Softship, fornecedora de soluções de software para o setor de transporte marítimo internacional e agência portuária, oferece seu pacote de software 'LIMA' e aplicativos associados para atender às necessidades das transportadoras de transporte marítimo; 'ALFA', seu pacote de software para agentes de liner; e 'SAPAS', um pacote de software baseado em nuvem para agentes de porta.

Os produtos da Softship atendem a mais de 120 empresas em todo o mundo e são projetados para simplificar as tarefas, a fim de oferecer maior eficiência à lista completa de processos que abrangem o envio. O Softship também fornece uma variedade de ferramentas de gerenciamento de negócios que permitem aos executivos de expedição analisar completamente suas atividades comerciais e operacionais. Oferecido em um formato modular que fornece aos clientes flexibilidade para comprar ou arrendar as soluções de que precisam, o software pode ser modificado para atender aos requisitos específicos do mercado ou da empresa e é entregue como um aplicativo instalado localmente ou por meio de uma solução hospedada ou baseada em nuvem. www.softship.com

O autor

Lars Fischer é o diretor administrativo da sede da Softship na Ásia-Pacífico. Lars começou a trabalhar na Softship como engenheiro de software em 1994. Tornou-se consultor de negócios e gerente de projetos em 1996 e chefia a Softship Data Processing, em Cingapura, desde 1998. Ele é responsável pela equipe comercial e técnica de Cingapura de 25 anos e pelo estratégia de vendas e marketing do grupo em todo o mundo.

(Conforme publicado na edição de janeiro / fevereiro de 2018 do Maritime Logistics Professional )